Avec la crise sanitaire et les restrictions liées aux réunions publiques ou rassemblant plusieurs dizaines de personnes, comment assurer la continuité de la vie statutaire de votre association ? Retrouvez ici les conseils pour organiser vos réunions, assemblées générales ou conseils d’administration.
La loi d’urgence relative à l’épidémie de Coronavirus prévoit une « simplification et adaptation des conditions dans lesquelles les assemblées et les organes dirigeants collégiaux des personnes morales de droit privé et autres entités se réunissent et délibèrent ainsi que les règles relatives aux assemblées générales ». L’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 (qui expirait au 30 novembre 2020 et qui doit être prorogée d’ici peu) a précisé que l’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut exceptionnellement se tenir sans que les membres de l’organisme soient présents physiquement, soit par conférence téléphonique, soit par conférence audiovisuelle.
Pour quels objets de décision peut-on réunir l’assemblée générale en distanciel?
Les assemblées peuvent statuer sur l’ensemble des décisions relevant de leur compétence telles qu’elles sont déterminées dans les statuts de l’association, essentielles à leur fonctionnement et dont l’ajournement pourrait avoir des conséquences significatives sur leur financement ou sur leurs membres. C’est ainsi par exemple, que sont concernées les décisions relatives à l’approbation des comptes.
Comment communiquer un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée ?
Il est possible de transmettre par message électronique à l’adresse indiquée par le membre, un document ou une information préalablement à la tenue d’une assemblée quand un membre en fait la demande et que la communication de ce document ou de cette information est prévue par les dispositions propres à chaque assemblée.
Quelles conditions de vote pour qu’une décision soit prise régulièrement ?
Les membres votent à l’assemblée selon les modalités prévues par les statuts. Cependant, l’instance ou la personne, désignée par les statuts (voire même par le règlement intérieur) pour convoquer l’assemblée, peut décider que sont réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité, les membres qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification.
Il est à noter que cette mesure est possible même si aucune clause des statuts ou du règlement intérieur ne le prévoit ou qu’une clause contraire s’y oppose.
Il est à noter également que les moyens techniques mis en œuvre doivent transmettre au moins la voix des participants et satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations. En effet, la décision ne sera pas considérée comme étant prise régulièrement si les moyens de visioconférence ou de télécommunication ne respectent pas les caractéristiques permettant de garantir l’intégralité des débats. Il faut donc que l’organisme dispose des moyens techniques adéquats et notamment ceux permettant d’assurer l’identification des membres.
Quels moyens de convocation ?
Les membres sont convoqués par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité de membre.
La feuille d’émargement
Pour preuve de la présence en AG, on peut dans le cas de visioconférence faire une capture d’écran avec les personnes présentes ou enregistrer l’ensemble de la réunion via des logiciels dédiés. Il est aussi vivement conseiller de faire ratifier les décisions prises lors de l’AG en ligne par la prochaine AG en présentiel afin d’éviter tout risque de contestation ultérieure.
Quelques conseils pour le bon déroulement de votre réunion
- Optez pour un format court (1h30 max)
- Rappelez les règles de modération en début et si vous le souhaitez, n’oubliez pas de régulièrement solliciter les questions
- Pêle-mêle des outils de visioconférence : Framatalk, Jitsi, Skype, Zoom, Google hangouts
- Et des outils pour le vote à distance : Quizz yourself, Klaxoon, Framavox, Democracyos
Sources
