FAQs Filéo

Si vous perdez vos identifiants, cliquez sur « Mot de passe perdu » sur la page de connexion de Fileo. Renseignez votre adresse e-mail et vous recevrez un mail de rappel des identifiants.

Le code de votre structure se trouve sur votre fiche structure.

Quant au numéro d’adhérent.e, il se trouve sur la fiche adhérent.e.

Afin de renseigner vos activités proposées, vous devez aller sur l’onglet « Fiche de ma Structure », puis descendre pour aller à la rubrique « Activités proposées ». Avec la case « Ajouter », vous pourrez compléter vos activités.

Renseignez la catégorie de l’activité proposée et son intitulé.
Par la suite, vous pourrez ajouter, supprimer ou modifier les activités proposées par votre association.

De même que pour vos activités, afin de renseigner vos tarifs, vous devez aller sur l’onglet « Fiche de ma Structure », puis descendre tout en bas pour aller à la rubrique « Types d’adhésion / Tarifs ». Avec la case « Ajouter », vous pourrez compléter vos tarifs.

Renseignez le type d’adhésion (individuelle, familiale, de groupe), son intitulé et son montant.

Attention !

Rentrez le montant sans le € et pour l’utilisation de décimales, utilisez le point et non la virgule. (ex : 10.5)

Par la suite, vous pourrez ajouter, supprimer ou modifier les activités proposées par votre association.

Pour enregistrer la composition du bureau de votre association dans Fileo, vous devez aller sur l’onglet « Fiche de ma Structure », puis descendre pour aller à la rubrique « Dirigeant.e / Utilisateur Fileo ». Ensuite, cliquez sur « Ajouter ».

Renseignez la fonction de la personne que vous souhaitez enregistrer. Puis, dans la case en-dessous, renseignez le nom et le prénom de la personne. Puis, renseignez la date à laquelle la prise de fonction a été faite. Cliquez sur valider.

Si la personne n’existe pas déjà dans l’annuaire, vous devez créer une nouvelle personne. Pour cela, rentrez toutes les informations correspondantes à la personne (nom, prénom, date de naissance) dans « Créer une nouvelle personne ». Puis, cliquez sur valider.

Attention ! 

• N’oubliez pas que les membres du bureau doivent être adhérent.e.s (et donc enregistré.e.s comme tel dans Fileo)
• Ne pas cocher la case « Remplacera le dirigeant en fonction » pour l’enregistrement des simples membres du Conseil d’administration.

Pour enregistrer un.e nouveau.elle utilisateur.rice de Fileo, vous devez aller sur l’onglet « Fiche de ma structure », puis descendre pour aller à la rubrique « Dirigeant.e./Utilisateur Fileo ». Ensuite, cliquez sur « Ajouter ».

Renseignez la fonction de la personne que vous souhaitez enregistrer. Dans ce cas précis, renseignez « Utilisateur Fileo ». Puis, dans la case en-dessous, renseignez le nom et le prénom de la personne. Puis, renseignez la date du jour. Cliquez sur valider.

Si la personne n’existe pas déjà dans l’annuaire, vous pouvez créer une nouvelle personne. Pour cela, rentrez toutes les informations correspondantes à la personne (nom, prénom, date de naissance) dans « Créer une nouvelle personne ». Puis, cliquez sur valider.

Les identifiants seront envoyés par mail à votre adhérent.e.

En allant sur la fiche d’un.e de vos adhérent.e.s, tout en bas dans la rubrique « Action Possible », vous pouvez imprimer le bulletin d’adhésion de l’adhérent.e. Cette action permet de simplifier le remplissage du bulletin papier.
Vous avez aussi la possibilité de le faire pour tout ou une partie de vos adhérent.e.s depuis le menu « Export » de l’annuaire des adhérent.e.s.

Dans l’onglet « Adhésions » et « Nouvelle adhésion », vous pouvez générer le coupon d’adhésion vierge, puis le télécharger.

Pour retrouver un.e adhérent.e en particulier, vous devez aller dans l’onglet « annuaire des adhérents » et cliquer sur le deuxième onglet en haut nommé « Filtres ».

Puis, vous devez renseigner un ou plusieurs critères qui vous permettent de retrouver la fiche de l’adhérent.e recherché.e (nom, date d’adhésion, activité pratiquée… etc).

Ensuite, cliquer sur « valider ».

Vous ne pouvez pas manuellement modifier ces informations. Vous devez vous rapprocher du service vie associative par mail ou via le formulaire de contact afin que nous le fassions. [contact-form-7 id= »54880″ title= »FAQS Filéo »]

Les nouvelles adhésions se font dans l’onglet « Adhésions », en cliquant sur « Nouvelles adhésions ». Vous pourrez saisir les informations correspondantes : entrer le nom, le prénom et la date de naissance de l’adhérent.e puis sur ajouter.

Si l’adhérent.e n’existe pas déjà dans l’annuaire, vous pouvez créer sa fiche et générer un numéro d’adhérent.e. Pour cela, rentrez toutes les informations correspondantes à la personne (nom, prénom, date de naissance, adresse, email, type d’adhésion, activités, certificat médical pour les sportif.ve.s)…. Etc) dans « Saisie de l’adhérent ». Enfin, cliquez sur valider.

S’il.elle existe déjà, veillez à ce que les informations le.la concernant soient exactes (nom, prénom, date de naissance…)

Et non ! Dans « Adhésions », puis « Import des adhésions », vous pouvez télécharger le fichier de saisie. Ainsi, vous allez générer un fichier format CSV (Excel) avec toutes les rubriques nécessaires à l’import des adhésions. Après avoir renseigné toutes les informations (sans modifier aucune rubrique du fichier CSV), vous pourrez l’intégrer à Fileo en cliquant sur « Choisir un fichier » dans la même page et sur « Vérifier les adhérents ».

Attention ! Bien importer le fichier en format CSV et non en format XLS.

Pour la réception des cartes de vos adhérent.e.s, 2 possibilités après l’enregistrement dans Fileo d’une adhésion :

• La Fédération imprime une carte d’adhérent.e qui est envoyée au siège de votre association.
• Un e-mail de bienvenue contenant une version électronique de la carte est envoyée à l’adresse mail de l’adhérent.e (si celle-ci a bien été enregistrée).

Pour ne pas recevoir les cartes papier :

• Allez dans « Fiche de ma structure », puis dans « Informations générales » et cliquez sur « modifier ». Enfin, cochez la case « Impression des cartes ».

Pour qu’une carte électronique soit envoyée directement vers vos adhérent.e.s :

• Allez dans « Fiche de ma structure », puis dans « Informations générales » et cliquez sur « modifier ». Enfin, cochez la case « Mailing Attestation ».

Et notez que vous pouvez faire le choix de recevoir à la fois les cartes papier au siège de l’association et envoyer les cartes électroniques vers les mails des adhérent.e.s.

En allant sur la fiche d’un.e de vos adhérent.e.s, tout en bas dans la rubrique « Action Possible », vous pouvez imprimer une carte d’adhérent.e électronique en format pdf (sans fond). Ensuite, cliquez sur « Télécharger » (afin de la transmettre) ou bien imprimez-la directement.

En allant sur la fiche d’un.e de vos adhérent.e.s, tout en bas dans la rubrique « Action Possible », vous pouvez imprimer un « duplicata (avec fond) en format PDF. Ensuite, cliquez sur « Télécharger » (afin de la transmettre) ou bien imprimez-la directement.

Pour exporter des informations liées à vos adhérent.e.s dans Fileo, vous devez d’abord aller dans l’onglet « annuaire des adhérents » et cliquer sur le troisième onglet en haut nommé « Export ». Pour exporter en format pdf, cliquez sur « Exporter en PDF » et sélectionnez les champs que vous voulez voir apparaître. Enfin, téléchargez le fichier.

Attention !

Avec ce format, vous ne pouvez que sélectionner 10 champs maximum.

Pour exporter des informations liées aux à vos adhérent.e.s dans Fileo, vous devez d’abord aller dans l’onglet « annuaire des adhérents » et cliquer sur le troisième onglet en haut nommé « Export ». Pour exporter en format Excel, cliquez sur « Exporter en CSV », puis détaillez les champs que vous souhaitez faire apparaître. Enfin, téléchargez le fichier.

Attention !

N’oubliez pas d’enregistrer en format .xls afin de garder la mise en forme.

Allez dans « Annuaire des adhérents » et paramétrez l’affichage des adhérent.e.s selon certains critères (tranche d’âge, date d’adhésion, adhérents actifs… etc) grâce à l’onglet « Filtres ».

Puis, dans l’onglet « Export », cliquez sur « Exporter des adresses e-mails ».

Vous pouvez maintenant cliquer sur « Valider » et une fenêtre avec les adresses e-mails s’affichent.

Vous pouvez alors les copier-coller dans le champ « Destinataire(s) » de votre e-mail.

Vous pouvez renouveler l’adhésion d’un.e adhérent.e (anciennement adhérent.e chez vous) avec une procédure qui vous évitera de ressaisir toutes les infos le concernant. Vous aurez juste à vérifier ses informations personnelles et à le rattacher à une ou plusieurs activités.

Rendez-vous dans l’ « Annuaire des adhérents » et paramétrez-le via l’onglet « Filtres » suivant les critères qui vous intéressent (ancienne date d’adhésion, nom, activité pratiquée, etc…).

Lorsque vous voyez l’adhérent à renouveler dans l’annuaire, renseignez la date de renouvellement (ce sera sa nouvelle date d’adhésion), cliquez ensuite sur le bouton « Action » et sélectionnez « Renouveler ». Vous devez pour cela entrer le nom de l’adhérent.e en question dans l’ « Annuaire des adhérents », puis rentrez « Tous les adhérents » dans le « statut ». Cliquez sur « Valider ».

Après validation, l’adhésion est renouvelée !

Une astuce :

Pour faire apparaitre, les personnes dont l’adhésion est déjà expirée, cochez la case « Tous les adhérents » à la ligne « Statut » dans l’onglet « Filtres ». Sinon, par défaut, l’annuaire des adhérents ne vous affiche que les adhérents qui ont une adhésion en cours de validité.

Pour « radier » un.e adhérent.e, deux options s’offrent à vous. Dans « Annuaire des adhérents », cherchez un.e adhérent.e en particulier, puis cliquez sur son nom. Vous pouvez aussi chercher directement chercher son nom grâce à la barre de recherche en haut à droite. Sa fiche adhérent.e s’affichera.
Ensuite, en bas à droite, vous pourrez soit « désactiver l’adhérent », soit le.la « supprimer ».

Attention !

• On utilise « Désactiver l’adhérent.e » dans le cas où l’adhérent.e quitte l’association, annule son adhésion ou bien décède.
• On utilise « Supprimer la personne » dans le rare cas de double saisie.

Pour cela, allez dans l’onglet « Statistiques », puis dans « Statistiques des adhérent.e.s ».

Dans les « Filtres », vous pouvez paramétrer l’affichage des résultats selon la date, la région et le département.

Cliquez sur valider.

Allez dans « États financiers », puis dans « Suivi des règlements ».

Sur la page, vous pouvez voir quel.le adhérent.e a réglé sa cotisation ou non.

Vous pouvez paramétrer l’affichage des résultats avec l’onglet « Filtres ».

Pour filtrer des résultats liées aux structures ou aux adhérent.e.s dans Fileo, vous devez d’abord aller dans l’onglet « annuaire des structures » ou « annuaire des adhérents » et cliquer sur le deuxième onglet en haut nommé « Filtres ».

Puis, vous devez renseigner les critères de recherche.

Ensuite, cliquer sur « valider ».

Des exemples de critères : Tranche d’âge, région de structure, type d’adhésion, date d’adhésion, etc…